年明け早々にやっておきたいメール整理術

結局正月は何もせずダラダラと過ごし、４キロも太ってしまいました。
本日から仕事という方も多いと思いますが、まずは休みの間に届いているうんざりするようなメールが一杯来ているのではないかと思います。
そこで、新年を迎えたこのタイミングこそ、日頃たまったメールを整理する絶好の機会と思って整理に取り組んで見ましょう。整理整頓されたメールボックスは、仕事やプライベートの効率を大幅に向上させます。この記事では、初心者でも簡単に実践できるメール整理のテクニックを紹介します。

1. メール整理を始める前に準備すること

(1) ゴールを決める

「未読メールをゼロにする」「フォルダをわかりやすく整理する」など、
具体的な目標を設定しましょう

(2) 必要な時間を確保する

1日で一気に終わらせるか、数日に分けて整理するか計画を立てましょう。

(3) 適切なツールを準備する

メールソフト（Outlook、Gmailなど）や自動分類機能を活用する準備をします。

2. 未読メールを効率よく整理する方法

(1) 古い未読メールを一括処理

フィルタを使う:
- 古い未読メールを検索し、一括で「既読」に変更。
  読みもしないメールマガジン等あればこの機会に配信停止も見直しましょう。
スキャンルール:
- 半年以上経過したメールは中身を確認せずにアーカイブや削除。

(2) 重要なメールを選別

キーワード検索:
- 「会議」「請求書」など重要な内容で検索して確認。
フラグ付け:
- 確認が必要なメールにフラグを付け、後で対処。
  ただし、フラグの付けすぎは混乱のもとになります。
  適切なものだけに付けるようにしましょう。

3. フォルダを使った整理術

(1) フォルダをシンプルにする

おすすめのフォルダ構成:
1. 受信トレイ（未処理のメール）
2. 対応待ち
3. アーカイブ
4. 個別プロジェクトやクライアントごとのフォルダ

(2) ルールを作成する

自動振り分け:
- 送信者や件名に基づいてフォルダに自動振り分け。
- GmailやOutlookでは「フィルタ」や「ルール」の設定が可能。

(3) アーカイブ機能を活用

重要でないが削除したくないメールをアーカイブして受信トレイをスッキリ。
365を利用している方は、アーカイブ用の保存エリアもあります。
情報管理者による設定が必要になりますので、管理者に問い合わせをしてみてください。

4. メールの効率的な処理方法

(1) 1日1回、メールをまとめて確認

常にメールをチェックするのではなく、1日1～2回にまとめる。
時間を決めて処理することで効率がアップ。

(2) 3つのルールで対応（個人的なルールです）

すぐ返信する（2分以内で対応できる場合）。
対応が必要な場合は「対応待ち」に移動。
不要なメールは削除またはアーカイブ。

(3) テンプレートを活用

よく使う返信内容をテンプレートとして保存し、短時間で対応。
署名などのひな型も併せて利用するとよいかと思います。

5. スマートフォンでのメール整理術

(1) 通知を必要最小限に

重要な送信者やキーワードだけ通知を受け取る設定にする。
不要な通知はオフにして集中力を保つ。
個人的にはスマホは通知オフにしてます。集中力削がれるので・・・

(2) スワイプ操作で簡単整理

GmailやOutlookアプリのスワイプ設定を活用。
- 左スワイプで「削除」、右スワイプで「アーカイブ」などにカスタマイズ。
  個人的には、左スワイプ（アーカイブ）右スワイプ（既読、未読）がやりやすいと感じます。

(3) クイックアクションでフラグ付け

長押しやスワイプでフラグ付けし、重要メールをすぐに確認できるようにしておくと便利です。

６. 長期的なメール管理のコツ

(1) ルールを継続的に改善

メールの整理ルールがうまく機能しない場合は微調整しましょう

(2) 定期的に整理日を設定

毎月または四半期ごとにメールの見直しを行いましょう。
これ以外とやらないので、やったほうがきっと見やすくなると思います。

(3) クラウドストレージを活用

必要な添付ファイルはクラウドに保存し、メール自体を削除して容量を確保。

まとめ

長期連休明けの初日は非常に憂鬱な気分になるものですが、
新年のスタートにメールボックスを整理することで、仕事やプライベートの効率が大幅に向上します。この記事で紹介した方法を実践して、スッキリとした気持ちで新しい一年を迎えましょう！
では、本年も宜しくお願い致します。