Power AutomateでメールをTeamsに転送する活用方法

Power Automateは、Microsoft 365を利用している環境で、ちょっとした業務の自動化に便利なサービスです。

私自身、社内SEとしてPower Automateを業務で利用しています。

その中でも比較的簡単で、実際の業務にも取り入れやすいと感じているのが、

メールで届いた情報をTeamsへ転送・共有する使い方

です。

単純に「メールがTeamsにも表示される」というだけなら、それほど大きなメリットには感じないかもしれません。

実際に使っていて便利だと感じるのは、

メールでは分かりにくかった「誰かが対応したのか」をTeams上で見えるようにできること

です。

この記事では、Power AutomateでメールをTeamsへ転送することで何が便利になるのか、実際の業務での活用例や注意点を紹介します。

※Microsoft 365やPower Automateの仕様・ライセンス内容は変更される場合があります。実際に導入する際は、自社環境の契約内容や管理者設定も確認してください。

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Power Automateの設定は思ったほど難しくない

Power Automateという名前だけを見ると、

「プログラミングが必要そう」

「設定が難しそう」

と感じる人もいるかもしれません。

ですが、

• メールを受信する
• 条件に一致したメールを抽出する
• Teamsへ通知する

といった比較的単純な処理であれば、そこまで難しいものではありません。

Power Automateにはテンプレートも用意されているため、自分がやりたい処理に近いものを探して、必要な項目を設定していくこともできます。

普段からアプリやMicrosoft 365の設定画面をある程度触っている人なら、簡単なフローであればそれほど苦労しないと思います。

逆に、

「アプリの設定画面を見るだけでもよく分からない」

という人の場合、作成まではできても、エラーが発生したときの対処で困る可能性があります。

Power Automateは「作れるかどうか」だけではなく、その後誰が管理するのかまで考えて使うことが大切です。

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メールだけでは「誰が処理したのか」が分かりにくい

例えば、Webサイトから注文が入ると、担当者全員が登録されたメーリングリストへメールが届く仕組みがあったとします。

流れとしては、

Web注文
↓
メーリングリスト
↓
担当者全員へメール

となります。

情報を複数人へ届けるという意味では便利です。

ところが、実際に運用していると別の問題が出てきます。

誰がそのメールを処理したのか分からない

という問題です。

例えば、

Aさん
「Bさんが対応するだろう」

Bさん
「Aさんが対応したと思っていた」

Cさん
「そもそもメールを見落としていた」

という状態になれば、誰も対応しないまま放置されてしまう可能性があります。

メールの場合、

「届いた」という情報は共有できても、「その後どうなったのか」は共有しにくい

という弱点があります。

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Teamsへ転送してリアクションを付ける

そこで、Power AutomateとTeamsを組み合わせます。

例えば、対象となるメールが届いたらTeamsのチャネルへ共有するようにします。

そのうえで、

処理した人がTeams上でリアクションを付ける

という運用にします。

例えば、

メール受信
↓
Power Automate
↓
Teamsチャネルへ共有
↓
担当者が確認
↓
対応した人が「👍」を付ける

という流れです。

運用ルールも難しくする必要はありません。

「対応したら👍を付ける」

これだけでも、他の担当者がTeamsを見たとき、

「このメールはもう誰かが対応している」

と判断しやすくなります。

個人的には、Power AutomateでメールをTeamsへ連携する一番のメリットは、単なる通知ではなく、

対応状況をチーム全体で見えるようにできること

だと思っています。

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実際の活用例：Web注文の処理漏れを防ぐ

実際に業務であったのが、Webから届く注文情報を複数人で処理するケースです。

注文が入ると、担当者が登録されたメーリングリストへメールが届きます。

メール自体は全員に届くので、一見すると問題なさそうです。

ただ、実際には、

「誰が処理したのか分からない」

という問題がありました。

そこで、対象となるメールをTeamsにも共有するようにしました。

Teams側では、

処理した担当者がリアクションを付ける

という運用にします。

これだけでも、

• まだ誰も処理していない
• 誰かが確認した
• すでに対応済み

といった状況が分かりやすくなります。

もちろん、本格的な案件管理システムのように細かなステータス管理ができるわけではありません。

ですが、

「今のメール運用を大きく変えず、処理漏れだけ減らしたい」

という用途には使いやすい方法です。

大掛かりなシステムを導入するほどではないけれど、今のやり方を少し改善したい。

Power Automateは、こういう場面に向いていると感じています。

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Power Automateを使わなくてもいい場合もある

ここは意外と重要です。

Teamsのチャネルには、チャネル宛てにメールを送るためのメールアドレスを利用できる場合があります。

そのため、Web注文システムなどの送信先メールアドレスを自由に変更できるのであれば、

Web注文
↓
Teamsチャネルへ直接メール

という方法でも目的を達成できます。

この場合、わざわざPower Automateを間に入れる必要はありません。

Power Automateは便利ですが、

「Power Automateを使うこと」自体が目的にならないようにする

ことも大切です。

同じ目的をもっと単純な仕組みで実現できるのであれば、その方が管理するものも少なくなります。

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Teamsのチャネルメールは複合機との連携にも使える

これはPower Automateそのものの話ではありませんが、Teamsのチャネルメールアドレスは別の用途にも使えます。

例えば、スキャンしたデータをメール送信できる複合機を利用している場合です。

送信先としてTeamsチャネルのメールアドレスを登録できれば、

紙資料をスキャン
↓
複合機からメール送信
↓
Teamsチャネルへ共有

といった使い方もできます。

わざわざPCへ取り込んでからTeamsへアップロードしなくても、そのままチーム内へ共有できます。

同様に、自分宛てに届いたメールを複数人で確認したい場合にも便利です。

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Power Automateを業務で使うときの注意点

Power Automateは便利ですが、実際に社内で利用していると、

「便利だから使えばいい」だけでは済まない部分

もあります。

特に業務で継続して利用するのであれば、次の点には注意した方がいいです。

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注意点1：Power Automateは作成者に依存しやすい

Power Automateで作成したフローは、作成したユーザーのアカウントや、そのユーザーが設定した接続情報を利用して動作することがあります。

そのため、

誰が作成したPower Automateなのか分からない

という状態は避けた方がいいです。

個人が自分の業務を少し便利にする程度であれば、それほど問題にならないかもしれません。

しかし、部署全体や会社の業務で継続的に使う場合は、

• 誰が作成したのか
• 誰が管理するのか
• どのアカウントの接続を利用しているのか
• 異動したときに誰へ引き継ぐのか

まで考えておいた方が安心です。

重要な処理であれば、共同所有者の設定なども検討した方がいいでしょう。

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注意点2：異動・退職で突然動かなくなることがある

これは実際に経験したことがあります。

ある日、

「今まで届いていた通知が急に届かなくなった」

という問い合わせがありました。

原因を調べていくと、

すでに退職した人のPower Automateで処理されていた

というケースでした。

利用している側からすると、

「この通知は○○さんが作ったPower Automateで動いている」

なんて普段は意識していません。

そのため、

通知が届かなくなる
↓
利用者が困る
↓
情シスへ問い合わせ
↓
原因調査
↓
退職者のPower Automateだった

ということが起こります。

Power Automateを部署内で共有して利用するのであれば、

作った人がいなくなっても処理を継続できるか

は必ず考えておいた方がいいです。

また、共同所有者を追加しておけば必ず大丈夫というわけでもなく、退職したユーザーの接続情報を使っている場合は、接続先の見直しが必要になることもあります。

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注意点3：初心者でも作れるからこそ情シスの負担になることもある

Power Automateの良いところは、簡単な処理であれば専門的なプログラミング知識がなくても作れることです。

ただし、これはメリットであると同時にデメリットにもなります。

例えば、

「便利そうだから自分でPower Automateを作ってみた」

↓

「半年間問題なく動いた」

↓

「ある日突然エラーになった」

↓

「原因が分からない」

↓

「情シスさん、直してください」

となるケースです。

情シス側からすると、自分たちが作ったものではありません。

まず、

「何の処理なのか」

「誰が作ったのか」

「どこでエラーになっているのか」

というところから調査する必要があります。

便利な機能ではありますが、利用者が増えれば、

管理されていないPower Automateが増える可能性もある

という点は注意が必要です。

会社として広く利用させるのであれば、

• 誰が管理するか
• エラー時は誰が対応するか
• 業務利用するフローをどう把握するか
• 異動や退職時にどう引き継ぐか

といったルールも必要になると思います。

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注意点4：Power Automateだけに頼り切らない

Power Automateはクラウドサービスなので、必ず100％動き続けるとは限りません。

例えば、

• 接続情報の問題
• アカウントの変更
• 認証切れ
• Microsoft側の障害
• コネクタの仕様変更
• サービスのアップデート

などによって、今まで動いていた処理が止まる可能性があります。

そのため、

「Teamsに転送しているから、もう元のメールは見なくていい」

という運用にはしない方がいいと思っています。

今回紹介している使い方も、

メールを確認しなくてもいい仕組み

ではなく、

メールの見落としや処理漏れを減らすための補助機能

という位置付けです。

元のメールは今まで通り確認する。

そのうえでTeamsも活用して、対応状況を見えるようにする。

このくらいの使い方がちょうどいいと思います。

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ライセンスや利用条件は自社環境を確認する

Power Automateは、Microsoft 365の契約内容や利用するコネクタなどによって、利用できる機能や制限が異なります。

「無料で全部できる」

「この契約なら必ずこの機能が使える」

と一概には言えません。

特に会社で利用する場合は、

自社で契約しているMicrosoft 365やPower Automateのライセンス条件を確認してから利用する

ことをおすすめします。

Microsoft側のサービス内容は変更されることがあるため、実際に導入するときに最新の情報を確認した方が確実です。

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Power Automateは「ちょっと不便」を改善するのに向いている

Power Automateを使っていると、何でも自動化したくなることがあります。

ですが、個人的には、

何でもPower Automateに置き換える必要はない

と思っています。

Power Automateが便利なのは、

「今のやり方でも仕事はできるけど、ここだけ少し不便」

という部分を改善するときです。

今回の例も同じです。

メールという仕組み自体をやめる必要はありません。

ただ、

複数人でメールを処理すると、誰が対応したのか分からない

という問題があります。

そこだけTeamsを使って補います。

大掛かりなシステムを新しく導入しなくても、

メール＋Power Automate＋Teams

という、すでに会社で利用しているサービスだけで改善できることもあります。

こうした小さな改善に使えるのが、Power Automateの良いところだと思います。

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まとめ

Power AutomateでメールをTeamsへ転送・共有すると、

• チーム内でメールを確認しやすくなる
• メールの見落としを減らせる
• Teamsのリアクションを使って対応状況を共有できる
• メーリングリストだけでは分かりにくかった処理状況を見えるようにできる

といったメリットがあります。

特に、

「メールは全員に届いているけれど、誰が処理したのか分からない」

という業務では使いやすい方法です。

一方で、

• 作成したユーザーに依存しやすい
• 異動や退職によって処理が止まる可能性がある
• エラーが発生すると利用者だけでは対応できないことがある
• 管理されていないPower Automateが増えると情シスの負担になる
• 自動化に頼り切ると、停止したときに処理漏れにつながる

といった注意点もあります。

実際に使っていて感じるのは、

Power Automateは「仕事を完全に任せるもの」ではなく、「今の業務を少し便利にするもの」として使うのがちょうどいい

ということです。

今回のメールとTeamsの連携も、元のメール確認をやめるためのものではありません。

メールはこれまで通り確認する。

そのうえでTeamsを利用して、

見落としを減らす。
誰が処理したか分かるようにする。

このような補助的な使い方から始めるのがおすすめです。