Teams会議で議事録を取るとき、
「話を聞きながらメモを取るのが大変」
と感じることがあります。
私自身、会議中にメモを取ろうとすると、どうしても書くことに意識が向いてしまい、肝心の会議内容への集中力が落ちてしまうことがありました。
そこで最近は、利用できるTeams会議ではCopilotを使い、会議後の内容整理や議事録作成に活用しています。
私が実際に使っている範囲では、以前よりかなり実用的になってきたと感じています。
もちろん、Copilotが作った文章をそのまま議事録として確定するわけではありません。
私の場合は、
会議中は内容に集中する
↓
会議後にCopilotで内容を整理する
↓
人が内容を確認して、必要な部分だけ修正する
という使い方をしています。
この方法にしてから、議事録作成そのものだけでなく、会議中の負担もかなり減りました。
一番のメリットは「会議そのものに集中できる」こと
Copilotを使っていて一番メリットを感じるのは、
会議中に必死にメモを取らなくてよくなったこと
です。
会議中に、
「これは議事録に残さないと」
「今の発言を忘れないようにメモしておこう」
と考えていると、その間にも話は進んでいきます。
特に、自分も内容を考えながら発言する必要がある会議では、
聞く・考える・話す・メモする
を同時に行うのは意外と大変です。
下手にメモを取ることへ意識を使って会議への集中力が落ちるくらいなら、Copilotを利用して会議後に内容をまとめてもらう方が、自分には合っていました。
個人的には、
議事録作成時間が短くなったこと以上に、会議へ集中しやすくなったこと
の方が大きなメリットです。
重要なところを中心にまとめてくれる
以前の文字起こしというと、
「会話した内容が、そのまま全部文字になる」
というイメージがありました。
もちろん文字起こし自体も便利ですが、そのままでは会話量が多く、結局あとから人が内容を整理する必要があります。
最近Copilotを使っていて便利だと感じるのは、単純に会話を文字として並べるだけではなく、
- 主な議題
- 重要な内容
- 決まったこと
- 今後必要な対応
- 会議で出たポイント
といった内容を中心に整理してくれることです。
会議中のちょっとした雑談など、議事録として重要ではない部分まで全部残すのではなく、必要なところを中心にまとめてくれる印象があります。
そのため、以前のように、
文字起こしを最初から読む
→ 自分で議事録を作る
という作業ではなく、
Copilotが作った要約を確認
→ 必要なところだけ修正する
という作業に変わりました。
Copilotが作った文章は必ず確認する
かなり便利ではありますが、
Copilotが作った議事録をそのまま使う
ことはしていません。
会議終了後に、
- 実際に話した内容と違っていないか
- 大事な内容が抜けていないか
- 決定事項がおかしくなっていないか
- 担当者を間違えていないか
- 今後の対応内容にズレがないか
などを確認します。
おかしいところがあれば修正し、足りない内容があれば追加します。
私としては、
「議事録をCopilotに作ってもらう」
というより、
「議事録のたたき台をCopilotに作ってもらう」
という感覚の方が近いです。
最初から全部自分で書くよりも、すでにある程度整理された文章を確認する方が圧倒的に楽です。
1台のPCから複数人が参加すると、発言者がおかしくなることがある
実際に使っていて気になったのが、
1台のPCから複数人がTeams会議へ参加している場合
です。
例えば、会議室に数人集まり、その中の1台のPCだけでTeams会議へ参加しているようなケースです。
この状態では、
「誰が発言したのか」
という情報がおかしくなることがあります。
会話の内容そのものはかなり拾えていても、実際に話した人とは別の発言者として整理されると、あとから議事録を確認するときに分かりにくくなります。
可能であれば、それぞれが自分のアカウントでTeams会議へ参加した方が、発言者を区別しやすくなると思います。
ただし、同じ会議室で複数台のPCから参加して、すべてのPCでマイクやスピーカーを有効にするとハウリングする可能性があります。
各自で参加する場合も、
実際に音声を出す端末は限定する
など、会議環境に合わせた使い方は必要です。
発言者がおかしくても、議事録作成にはかなり使える
発言者の判定が完全ではないケースはあります。
それでも、個人的には議事録作成には十分使えると感じています。
特に、
会議終了後に、メモを見ながら記憶をたどって議事録を書く
という作業が減ったのはかなり大きいです。
Copilotが会議内容をある程度整理してくれていれば、
違っているところだけ直す
という使い方ができます。
Microsoft 365 Copilotを利用できる環境で、普段Teams会議を多く行っているのであれば、一度試してみる価値はあると思います。
外部テナントが主催するTeams会議では使えない点に注意
注意しておきたいのが、
自社とは別の組織が開催しているTeams会議
です。
Microsoftの現在の案内では、参加者の組織外でホストされている会議ではCopilotは利用できません。
私自身も、他社側が主催しているTeams会議では、自社で契約しているCopilotを普段と同じようには使えない場面があります。
そのため、
「この会議ではCopilotを使って議事録を作りたい」
という会議であれば、可能であれば自社側で会議を開催するようにしています。
ただし、Copilotを利用できる条件は、Microsoft 365のライセンスだけでなく、組織側のポリシーや会議オプションによっても変わります。
実際に利用する際は、自社の環境も確認してください。
会議後にもCopilotを使いたいなら文字起こしも重要
Teams会議では、設定によっては会議中だけCopilotを利用することもできます。
一方で、
会議終了後にも、その会議についてCopilotへ質問したい
という場合は、文字起こしが重要になります。
例えば会議後に、
「この会議で決まったことをまとめて」
「自分が対応する内容だけ整理して」
「○○についてどんな話が出た？」
といった確認ができると非常に便利です。
Microsoftの現在の案内でも、会議終了後にCopilotへ会議内容について質問する場合は、会議のトランスクリプトが必要とされています。
議事録作成まで含めて活用するのであれば、会議前に利用方法を確認しておいた方がいいと思います。
文字起こしやAI要約を使うことは事前に伝えておく
文字起こしやAIによる要約を利用する場合は、参加者への配慮も必要です。
Teamsでは文字起こしを利用するための仕組みが用意されていますが、
「Teamsの機能として使えるから、何も言わずに使っていい」
とは考えない方がいいと思っています。
会社によっては、
- 会議録音に関するルール
- 文字起こしに関するルール
- AI利用に関するルール
- 機密情報の取り扱い
- 外部参加者がいる場合の取り扱い
などが決められている場合があります。
私としては、
「この会議では議事録作成のために文字起こしやAI要約を利用します」
と事前に伝えておく方が安心だと思います。
特に社外の人が参加する会議では、相手にも分かるようにしておいた方がいいでしょう。
最終的には、利用している会社のルールやTeamsの設定に従って利用してください。
AIへ丸投げするのではなく、役割を分ける
Copilotを実際に使っていて思うのは、
「AIがあるから、人は議事録を確認しなくていい」
ということではありません。
私の場合は、次のように役割を分けています。
人がやること
- 会議そのものに集中する
- 内容について考える
- 必要な発言をする
- Copilotが作った内容を確認する
- 間違いや不足を修正する
Copilotに任せること
- 会議内容を整理する
- 要点をまとめる
- 決定事項を整理する
- 今後の対応内容をまとめる
- 議事録のたたき台を作る
全部をAIに任せるのではなく、
人がやらなくてもいい作業をAIに任せる
という使い方です。
この役割分担にすると、会議中も会議後もかなり楽になりました。
まとめ｜議事録のために会議への集中力を削らなくていい
Teams会議でCopilotを使うようになってから、個人的には議事録作成の負担がかなり減りました。
特に大きかったのは、
会議中に必死にメモを取らなくてもよくなったこと
です。
会議中は会話に集中する。
会議終了後にCopilotがまとめた内容を確認する。
おかしいところがあれば人が修正する。
この流れが自分には合っています。
一方で、
- AIの要約が必ず正しいとは限らない
- 複数人が1台のPCから参加すると発言者情報がおかしくなる場合がある
- 外部組織が主催する会議ではCopilotを利用できない
- ライセンスや社内設定によって利用条件が変わる
- 文字起こしやAI利用について社内ルールを確認する必要がある
といった注意点もあります。
Copilotへ議事録作成を完全に丸投げするのではなく、
「会議中は人が会議に集中し、議事録のたたき台をAIに作ってもらい、最後は人が確認する」
くらいの使い方が、現時点ではちょうどいいと感じています。
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